서론
현 회사에 다닌지 1년이 되었다. 첫 날의 우당탕탕 보고 ~ 최근 늘어난 간이 보고를 거쳐오며, 보고에 대한 고민을 많이 한다. 내가 보고를 잘 하고 있는 것일까? 더 나은 보고를 위해서 어느 부분을 고려하면 좋을까? 란 생각을 늘 하게 된다. 좋은 팁이 있을까 싶어 '보고혁명' 책을 읽었다. 읽으며 내가 했던 실수가 생각나기도 하고, 고치면 좋을 부분도 생겨 인상 깊은 페이지들을 인용해 적어보았다.
※ 읽은 책 정보
책 제목 : 보고혁명 : 현직 팀장들이 검증하는 실무 보고서 작성법
저자 : 이성윤
출판 : 한빛미디어
보고에 대한 생각들
1. 보고는 간단명료하게 / 가끔 절충
p.24 보고를 받는 사람은 내가 작성한 모든 내용을 자세하고 꼼꼼하게 정독할 시간이 없다. ... 꼭 필요한 내용을 포함했지만 장황하게 쓰여 있는 보고서는 좋은 평가를 받지 못한다.
p.59 보고서 작성 시 '최대한 간결하게' 하는 것과 '다양한 항목을 추가해서 최대한 자세하게(구성항목을 다양하게 갖춤)' 하는 것 중 어느 보고서를 더 선호하십니까?
▶ 나의 실수
1년 전, 당연히 내가 파악한 과정을 모두 담고 싶었다. 생략이 되면 내가 보고하고자 하는 바가 안보일 줄 알았다. 그래서 'A를 거쳐 B에서 ~를 깨달았으며, 그래서 D를 진행했다. 결론은 E이다.'처럼 생각의 흐름을 그대로 썼다. 또 다른 예는 목적 파악이 안된 예이다. 공장 방문 보고서를 달라고 했을 때, '인터뷰 한 내용'인 줄 알고 인터뷰 녹취록을 그대로 제출했다.
▶ 개선
'요약(갑지) - 내용 - 첨부자료' 변경
2. 보고 지시가 한 번에 이해 안될 때
p.65 보고 지시를 할 때 보고자가 100% 이해할 수 있게 배경까지 자세히 설명해주는 팀장을 만나는 건 정말 쉽지 않다.
p.79 명확하지 않으면 다시 물어보는 건 당연하다. 보고 의도와 다르게 파악해서 엉뚱한 보고를 만들어 보고하는 것이 더 창피하고, 피해야 하는 일임을 명심하라.
p.82 오늘 3시까지 보고하기로 한 자료를 작성하다가 아무리 새각해도 3시까지 완료할 수 없겠다는 생각이 드는 경우이다. ... '조금 늦어도 되겠지', '3시까지 보고해달라고 했는데, 팀장님이 회의 가셔서 4시에 오시니까 그 때까지 하면 되겠지?'...
p.171 지시부터 하는 상사 ... 상사의 머릿속에는 아직 구성 요소와 디테이란 내용이 없기에 보고자인 내가 먼저 필요한 내용을 확인해야 한다. 상사는 나의 밑그림을 본 후 보고의 방향을 설정한 가능성이 크다. 그래서 이 경우에는 반드시 초안 보고(~10%)를 하여 보고의 방향성과 구성 요소 등을 상사와 같이 정해야 한다.
p.178 중간 보고를 통해 상사는 팀원이 옳은 방향으로 일을 하고 있는지, 보고의 목적에 맞게 일을 하고 있는지 알 수 있다. 이 말은 상사의 궁금증 뿐만 아니라 보고서 작성 상황도 체크할 수 있다는 말이다. 이렇게 중간 보고는 상사를 안심시키는 역할까지 한다.
▶ 명확하지 않은 보고 요청 경험
시각화의 목적성이 주어지지 않았을 때 : 그냥 지점별 시각화 해봐요.
▶ 나의 생각
1. 일차적으로 파악한 내용 + 초안 (아침 업무 회의 시간 활용 등)
2. 내가 설정한 방향이 맞다면, 추가 요청이 있을 수 있고 / 다르다면, 방향을 다시 설정할 수 있다.
3. 밑그림을 내가 그리는 것에 가이드라인은 줄 수 있지 않을까, 라고 생각할 수도 있지만, 밑그림을 그리며 성장하는 부분도 분명히 있어 머리는 아파오지만 불만은 없다.
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▶ 예상 일정보다 더 소요될 때 나의 생각
1. 설정한 마감보다 더 소요될 것 같으면, 일정 공유를 다시 한다. (지연 사유 / 일정 : 인터뷰 - 금요일, 문서화 - 월요일, 1차 보고 - 화요일)
2. 본문의 '4시' 이슈는 내가 마음대로 생각할 부분이 아니다. 오히려 3시 이전에 보고 or 4시 이후에 보고 드린다고 사전 허락을 받아야 할 부분인데, 사실 저런 상황이 사소하지만 빈번해보였다.
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▶ 팀원끼리도 일정 공유가 안될 때 답답한데, 관리직은 얼마나 더 답답할까?
팀원A가 금요일까지는 a업무를 완료해야 팀장님이 말한 기간까지 맞출 수 있는데, 거기까지 진행이 안된 것 같다. 그런데 팀원A는 아무런 말이 없을 때 + 업무 소요 시간을 최대가 아니라 최소로 설정 후 대답할 때 답답한 내 마음처럼, 팀장님도 우리가 어디까지 업무를 진행했는지 알 수 없으면 커버를 쳐 줄 수 없다.
3. 가트너 분석 성숙도 모델
p.85 본문에 나오는 '경남 지역이 다른 지역보다 얼마나 매출이 떨어졌는지, 왜 떨어졌는지' 와 같은 요청은 회사에서 내가 가장 많이 처리하는 업무이다. 사실 가트너 분석 성숙도 모델에서 '설명적 분석(무엇이 발생했는가?) + 진단적 분석(원인은 무엇인가?)' 까지는 마케팅, 기획, 구매 등 업무 담당자들이 더 정확하게 알고, 누구나 수치적으로 파악해볼 수 있는 부분이다. 데이터 분석가라면 '예측적 분석(어떻게 될 것인가?) + 처방적 분석(무엇을 할 것인가?)' 까지 분석적 방법론과 근거를 가지고 들어가야 능력치로 볼 수 있을 것 같다고 많이 느낀다. 왜냐면 월별 매출 변화는 누구나 뽑을 수 있는 자료니까. 거기서 변수를 설정하고, 가중치를 고려하여 변수가 미치는 영향 또는 원인 발굴, 예측까지 가야 분석 스킬 향상이 되지 않을까는 늘 하는 고민이다.
예를 들어, 아래 페이지에서 2023, 2024년 1~12월 매출 자료 + 시각화 + 원인 파악까지는 담당 부서에서도 할 수 있을 것으로 보인다. 그런데 예측적 분석 부분에서 매출 -15% 감소 예상은 타당한 근거로 뽑힌 수치인지, 해당 부분을 개선하기 위해 어느 지표를 봐야 할 지에서 데이터 분석가의 역량 발휘가 중요할 것 같은데, 아직 나는 그 부분을 늘 고민 중인 상태.
4. 보고 요청이 명확하게 눈에 보이게 + a
p.93 해석2도 어느 정도 잘했다고 생각했는데 해석3이 더 잘해 보인다고?
p.94
해석1 : 단순 수치
해석2 : 인센티브 지급 금액 + TTL(달성률, 인센티브 금액)
해석3 : 인센티브 지급 금액 + TTL(달성률, 인센티브 금액) + 결론, 특이사항
▶ 나의 실수 : 월별 매출 수치
보고 내용 : 단순 월별 매출 수치만 전달
피드백
단순 자료 전달이 아닌 '보고' 이기 때문에 요청한 부분은 잘 보일 수 있도록 고민할 것
예시) 컬럼 색상 조절 or 표 테두리 양식
▶ 위에서 배운 피드백을 다른 보고에서 적용
보고 내용 : A자재회사, B자재회사, 당사의 생산 비율 수치 + 시각화 요청
배경 : A자재회사의 구매가 떨어졌는지, 당사의 줄어든 생산량을 기타 회사에서 커버가 가능한지를 보기 위함
보고 내용
1. 결과 요약, 특이사항 삽입
2. 당사의 줄어든 생산량 커버 여부 시각화에 A자재회사 구매까지 넣으면 시각화 전달력이 떨어지거나, 정확하게 보이지 않음 → A자재회사 구매는 현황을 파악할 수 있도록 별도로 시각화 보고드림
5. 모든 보고에 적용 가능한 구성항목 (B2WHEN)
6. 내가 자주 하는 보고 - 회의 요약
매일 아침 팀 회의 + 10시 분석 회의 등 회의가 많다. 회의를 기록하는 이유는 본문의 내용과 일치한다.
1. 사람이기 때문에 같은 이야기를 해도 미세하게 다를 때가 있다. 기록으로 남기고, 공유함으로써 근거를 확보한다.
2. 회의의 큰 흐름은 기억하고 있어야, 다른 방향으로 빠지지 않는다. 사람의 기억은 휘발되기 쉽기 때문에 기록으로 남긴다.
3. 나만 참석하게 된 회의일 경우, 상급자에게는 보고를 해야 한다. 상급자가 나의 업무를 파악하고 있어야 기타 업무 분담을 조절할 수 있기 때문이다.
회의 요약 보고의 경우에도 5번의 양식을 활용해서 본문에 예시가 들어져 있다. (p.150)
7. 내 업무 일정 조절
p.174 상사는 보고자가 어떠한 중요 업무를 하고 있는지 다 알지 못한다
최근에는 프로젝트팀에도 소속이 되어 2군데에서 업무가 쏟아진다. 내가 아무리 달려도 업무를 다 쳐낼 수 없을 때, 간이 wbs를 제작해 '현재 업무 리스트 + 필수 마감일이 정해진 업무 + 예상 마감일' 을 설정해서 제출했다.
팀장님은 나의 업무를 하나하나 알 수 없기 때문에, 이렇게 보고를 드리면 눈에 들어오는 것들을 훑어본 후 업무를 조절해주고, 분담할 수 있는 일은 팀에서 분담을 해주신다. 내 업무를 뺏기는 것이 아니라, 내가 못하는 것이 아니라, 다른 부서와의 약속을 지키고 완성도를 높이기 위해서는 당연히 해야 하는 일이라고 생각한다.
8. 기타
8.1 단순하지만 꼭 점검해야 할 부분
초반에 천이 넘어가는 수치를 보고할 때도, 엑셀에서 ','를 누락해서 드렸다. 1,000,000,000에서 ','가 빠지면 수치가 어느 정도인지 한 눈에 파악하기 아주 어렵다. (1000000000원) 기본이지만, 늘 확인을 해야 할 부분.
8.2 기획서와 보고서의 차이(p.237)
마치며
여전히 보고는 어렵고, 또 몇 년이 지나서 보면, 이 때 했던 보고의 완성도가 아쉬울 수 있을 것 같다.
1년 동안 내가 해 온 보고가 어떤 부분에서는 괜찮았는지, 어떤 부분에서는 개선이 필요한 지 업무를 돌아볼 때 참고하기 좋은 책이다. (+ 지금 내가 쓴 블로그 글도 개괄식이 아닐 때가 있고, 수정할 부분이 가득해서 여유가 될 때 고쳐보면 좋겠다.)
"한빛미디어 <나는리뷰어다> 활동을 위해서 책을 제공받아 작성된 서평입니다."
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